1. Zugangseröffnung

Die Gemeinde Roetgen bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes Nordrhein-Westfalen in Verbindung mit § 3 E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.

Die Gemeinde Roetgen hat einen entsprechenden Zugang unter den hier beschriebenen technischen Rahmenbedingungen eröffnet.

2. Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Gemeinde Roetgen bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

• E-Mail: info@roetgen.de 
• De-Mail: gemeinde@roetgen.de-mail.de
• Bürgerportal: https://buergerportal.roetgen.de

3. E-Mail

3.1 Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an info@roetgen.de oder an alle in den Briefköpfen genannten E-Mailadressen senden.
Wenn Sie mit der Gemeinde Roetgen per E-Mail in Kontakt treten wollen, sollten Sie bedenken, dass die Informationen möglicherweise auf dem Transportwege von Unbefugten zur Kenntnis genommen, verfälscht oder gelöscht werden könnten. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass außerhalb des Bürgerportals der Gemeinde Roetgen unter https://buergerportal.roetgen.de keine gesicherte Kommunikation mit der Gemeinde Roetgen angeboten wird. Es wird empfohlen, keine schützenswerten oder personenbezogenen Daten an E-Mailadressen der Gemeinde Roetgen zu senden. Nutzen Sie für solche Daten bitte den gesicherten Kommunikationsweg über das Bürgerportal der Gemeinde Roetgen.

3.2 Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen müssen Ihre Nachrichten verschlüsselt werden. Die Gemeinde Roetgen bietet zurzeit kein Verschlüsselungsverfahren für E-Mail an. Für verschlüsselte Nachrichten nutzen Sie bitte das Bürgerportal der Gemeinde Roetgen unter https://buergerportal.roetgen.de.

3.3 Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann nicht per E-Mail ersetzt werden.

4. De-Mail 

Die Gemeinde Roetgen ist für vertrauliche oder schriftformersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Die zentrale Eingangsadresse ist: gemeinde@roetgen.de-mail.de.

4.1 Vertrauliche elektronische Kommunikation per De-Mail

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen.

4.2 Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per De-Mail

Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimmte Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig. Die Gemeinde Roetgen hat den Zugang für schriftformwahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption „absenderbestätigt“ gewählt wurde.

5. Portal – Bürgerportal der Gemeinde Roetgen

Über das Bürgerportal der Gemeinde Roetgen, https://buergerportal.roetgen.de, ist eine sichere und verschlüsselte Kommunikation mit der Gemeinde Roetgen möglich.

5.1 Vertrauliche elektronische Kommunikation per Kontaktformular

Das Kontaktformular auf der Startseite des Bürgerportals ermöglicht eine verschlüsselte Kommunikation und Übermittlung von Dateianhängen, z.B. Einlegung eines Widerspruchs durch ein mit qualifizierter elektronischer Signatur versehenes Dokument. Hierzu benötigen Sie ein eigenes Bürgerkonto.

5.2 Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per Kontaktformular 

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung des Kontaktformulars durch die Übermittlung elektronischer Dokumente ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen. Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie auf der Homepage der Bundesnetzagentur (www.bundesnetzagentur.de). Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt. Sollten Sie (noch) nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitte ich Sie – wie bisher – auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

5.3 Zulässige Dateiformate für Dateianhänge

Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Derzeit ist die Datenübermittlung auf folgende Formate beschränkt:

• Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
• Bilddateien (.jpg)

Sämtliche Dateien der Microsoft-, als auch Open-Office-Produkte lassen sich auf einfache Weise, z. B. in ein PDF-Dokument umwandeln bzw. abspeichern. Bitte nutzen Sie dafür die Hilfefunktion Ihres Programmes.